มติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 5 พฤษภาคม 2564 เห็นชอบร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ..) พ.ศ. …. โดยกำหนดให้การติดต่อราชการส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก ยกเว้นเรื่องลับที่สุด และไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีก
จากเดิมที่กำหนดให้การปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือก รวมทั้งกำหนดให้ระบบคลาวด์
(Cloud) เป็นสื่อกลางบันทึกข้อมูลคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ..) พ.ศ. …. และร่างภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่ง
และเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และร่างภาคผนวก 7
หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ซึ่งจัดทำโดยคณะอนุกรรมการศึกษาแนวทางการปรับปรุงระบบงานสารบรรณ ตามที่สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี (สปน.)
เสนอ และให้ดำเนินการต่อไปได้ สาระสำคัญของร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีและร่างภาคผนวก
1. ร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ..) พ.ศ. ….
1.1 กำหนดให้การติดต่อราชการต้องดำเนินการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณีที่เป็นข้อมูลข่าวสาร
ลับชั้นลับที่สุด เป็นสิ่งที่เป็นความลับของทางราชการชั้นลับที่สุด หรือมีเหตุจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการด้วย
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยให้กรณีที่ส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือ
เป็นเอกสารตามไปอีก (จากเดิมที่กำหนดให้การปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือก)
1.2 ปรับปรุงความหมายของ “สื่อกลางบันทึกข้อมูล” ให้หมายความรวมถึงคลาวด์ (Cloud) ด้วย เพื่อให้สอดคล้อง
กับการพัฒนาทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน (จากเดิมที่หมายถึงเฉพาะสื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วย
อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี – อ่านอย่างเดียว
หรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เป็นต้น) และแก้ไขเพิ่มเติมบทนิยามคำว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”
เพื่อให้หมายความรวมถึงการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) รวมทั้งระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น
ในการรับส่งหนังสือราชการเพื่อให้เกิดความชัดเจน
1.3 กำหนดให้ในกรณีที่บันทึกจัดทำในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือโดยการพิมพ์ข้อความในไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
หรือระบบสื่อสารอื่นใดที่มีการยืนยันตัวตน จะพิมพ์ชื่อผู้บันทึกแทนการลงลายมือชื่อก็ได้ และจะไม่ลงวัน เดือน ปีที่บันทึกก็ได้
หากระบบมีการบันทึกวัน เดือน ปีไว้อยู่แล้ว
1.4 กำหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ
บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี บัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลาย
ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบเอกสาร
1.5 กำหนดในกรณีที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
ให้ถือว่าการเก็บสำเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งนั้นเป็นการเก็บสำเนาไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลางแล้ว
โดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก
1.6 กำหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ
หรืออย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น
และให้ส่วนราชการประกาศเผยแพร่ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางในเว็บไซต์ของส่วนราชการนั้น และให้แจ้งไป
ยังสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) เพื่อรวบรวมเผยแพร่พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของเจ้าหน้าที่
ที่มีหน้าที่ตรวจสอบหนังสือ ที่ส่งมายังที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวด้วย
1.7 กำหนดให้การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือกรณีที่มีปัญหาอุปสรรคทางเทคนิค
ในการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือในการเชื่อมโยงข้อมูลหรือระบบกับส่วนราชการ
และหน่วยงานอื่น ส่วนราชการอาจขอรับการสนับสนุนหรือขอความช่วยเหลือจาก สพร.
หรือสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ได้
2. ร่างภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการ
ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีสาระสำคัญเป็นการกำหนดลักษณะ วิธีการดำเนินการ
และคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบสารบัญอิเล็กทรอนิกส์
จะต้องสนับสนุนการสร้างหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ สามารถรองรับหนังสือที่สร้างโดยใช้กระดาษ
แล้วแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถรับส่งหนังสือทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ได้
3. ร่างภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการ
โดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ มีสาระสำคัญเป็นการกำหนดรูปแบบที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของส่วนราชการ
หลักเกณฑ์วิธีการในการรับส่งหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และการกำหนดหลักเกณฑ์ในการตั้งชื่อไฟล์เอกสาร
ที่จะส่งโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
